Jeśli prowadzisz firmę z Polski i współpracujesz z kontrahentami w Stanach Zjednoczonych – np. z Amazonem, firmami SaaS czy amerykańskimi inwestorami – z dużym prawdopodobieństwem zostaniesz poproszony o wypełnienie formularza W-8BEN lub W-8BEN-E. Te dokumenty są kluczowe dla prawidłowego rozliczania podatków w USA.
W tym artykule wyjaśniamy, czym różnią się te dwa formularze, kiedy należy je stosować i co powinien wiedzieć polski przedsiębiorca lub freelancer.
Co to jest formularz W-8BEN?
Formularz W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) służy osobom fizycznym spoza USA (non-resident aliens), które otrzymują dochody z amerykańskiego źródła – np. tantiemy, prowizje, wynagrodzenie, dywidendy.
Dzięki W-8BEN można uniknąć podwójnego opodatkowania na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a USA. Standardowo IRS nakłada 30% podatku u źródła, ale po złożeniu W-8BEN stawka może być obniżona (np. do 0% lub 10%).
Kiedy Polak używa formularza W-8BEN?
- Jesteś freelancerem i współpracujesz z firmą z USA (np. Upwork, Fiverr, agencja).
- Jesteś wydawcą na Amazon KDP.
- Prowadzisz jednoosobową działalność w Polsce, ale nie masz spółki w USA.
- Otrzymujesz wynagrodzenie, prowizję lub tantiemy z USA jako osoba fizyczna.
Co to jest formularz W-8BEN-E?
Formularz W-8BEN-E jest przeznaczony dla podmiotów prawnych – np. polskich spółek z o.o., zagranicznych LLC czy fundacji. Podobnie jak W-8BEN, pozwala uniknąć podwójnego opodatkowania przy transakcjach z USA.
To znacznie bardziej rozbudowany formularz niż wersja dla osób fizycznych – zawiera kilkadziesiąt pozycji, sekcji i wymaga dokładnej znajomości statusu podatkowego firmy w świetle przepisów IRS i FATCA.
Kiedy Polak używa formularza W-8BEN-E?
- Prowadzisz polską spółkę z o.o., która otrzymuje płatności z USA.
- Masz LLC zarejestrowaną w Delaware, która rozlicza się jako osobny podmiot (np. C-Corp).
- Jesteś właścicielem fundacji, stowarzyszenia, NGO lub innego podmiotu prawnego otrzymującego wpływy z USA.
Kluczowe różnice: W-8BEN vs. W-8BEN-E
| Cecha | W-8BEN | W-8BEN-E |
|---|---|---|
| Dla kogo? | Osoba fizyczna | Podmiot prawny (firma/spółka) |
| Cel | Potwierdzenie statusu podatkowego | To samo, ale dla firmy |
| Liczba stron | 1 strona | 8+ stron (zależnie od sekcji) |
| Wymagana wiedza podatkowa | Niska | Wysoka – często wymaga doradcy |
| Częstotliwość składania | Co 3 lata lub przy zmianie danych | To samo |